Hệ thống quy trình trong doanh nghiệp

Khi biết tôi tới Phnong Penh một chị bạn khuyên chúng tôi không nên đến thăm Trung tâm thảm sát Choeung Ek hay còn gọi là cách đồng chết, bởi những gì ảm ảnh bạn tôi trong gần nửa năm sau đó.
Nhưng chúng tôi đã không làm như vậy … và quả thực sự ám ảnh còn hơn rất rất rất rất… nhiều lần so với sự hình dung ban đầu của chúng tôi. Nhưng một điều chắc chắn nếu tới Phnong Penh đừng bỏ qua thăm Choeung Ek.
Một điều đặc biệt ấn tượng là hệ thống quy trình ở đây, họ xây được một hệ thống quy trình không có nhân viên nhưng khách có thể tự thăm quan, cảm nhận và tự động giới thiệu những khách hàng mới. Một doanh nghiệp để phát triển bền vững chắc chắn cần một hệ thống những quy trình như vậy.
Bản chất cấu tạo một doanh nghiệp có 5 phần: Sản phẩm dịch vụ, thị trường, quản trị, nhân sự, tài chính. Phần quản trị được hiểu là giúp cho doanh nghiệp tổ chức hệ thống, nó sinh ra các quy trình giúp doanh nghiệp vận hành và phát triển. Ví dụ đó là các quy trình đảm bảo chất lượng sản phẩm dịch vụ, các quy trình để đảm bảo chắc chắn bán được hàng, các quy trình hành chính, tài chính hay nhân sự …
Tôi rất thích định nghĩa về quy trình là “viết lại những gì mình làm và làm đúng những gì mình viết”. Và để xây dựng hệ thống quy trình trong doanh nghiệp, trước hết cần xây dựng quy trình chuẩn (là xương sống cốt lõi), sau đó sẽ hoàn thiện các quy trình trên thực tết và thực tiễn (đắp thêm thịt cho phần xương sống). Mỗi quy trình thực tế đều là các đầu việc và phải mang lại một kết quả nào đó, kết quả này có thể là những kết quả chính xác, có dung sai hoặc cũng có thể mang tính rủi ro.
Có 2 cách để tạo ra một quy trình:
1. Nghiên cứu và xây dựng
Bước 1: Xác lập mục tiêu
Bước 2: Xây dựng chủ quan
Bước 3:Chạy thử và hoàn thiện trên thực tiễn. Nếu quy trình đúng thì ghi lại, nếu sai thì tiếp tục hoàn thiên đến khi đúng
2. Quy trình đã sẵn có
Doanh nghệp đang làm nhưng chưa ghi thành quy trình: Ghi chép lại thành quy trình cụ thể
Doanh nghiệp chưa làm nhưng lại có rồi (ai đó đã làm rồi): Học hỏi và đóng gói quy trình sau đó rèn luyện làm chính xác.
Quy trình xây dựng quy trình:
1. Các bước thực hiện;
2. Mục tiêu cho từng bước;
3. Phương pháp thực hiện cho từng bước để đạt mục tiêu;
4. Nguồn lực: Cần những nguồn lực gì để đạt mục tiêu cho từng bước;
5. Tài liệu: Những tài liệu dành cho từng bước;
6. Ai làm và cần tiêu chuẩn năng lực gì.

17361612_10158386668615634_1412672991938091947_n

Link thảo luận về bài viết: https://goo.gl/z1Btcy

Tham gia bình luận cùng cộng đồng

Leave a Reply

Your email address will not be published.